G Suite dla Szkół i Uczelni – jak zacząć krok po kroku

 

Google od wielu lat oferuje uczelniom i szkołom publicznym rozwiązanie G Suite dla Szkół i Uczelni. Jest ono całkowicie darmowe, zarówno dla uczniów, absolwentów, jak i personelu szkoły (nauczycieli, administracji i pracowników technicznych). Oznacza to, że chcąc dysponować nowoczesnym narzędziem pracy, szkoła nie musi angażować żadnych środków na zakup oprogramowania, ani na jego utrzymanie.

Oczywiście nie oznacza to całkowicie zerowego kosztu, bo ktoś musi tym rozwiązaniem administrować, ktoś powinien szkolić nauczycieli i uczniów, na czymś wreszcie trzeba tego rozwiązania używać (sprzęt).
Jednakże koszty te są wspólne dla wszystkich rozwiązań, a w przypadku Google, zwłaszcza nakłady na szkolenia i utrzymanie są minimalne.

W dodatku ekosystem rozwiązania obejmuje także chromebooki i chomeboxy (alternatywa dla wszechobecnych komputerów z Windows 10, których utrzymanie jest banalnie proste), zestawy wideokonferencyjne Google Meet Hardware Kit, a także tablice kreatywne: Google Jamboard.

W dzisiejszym artykule zebraliśmy krok po kroku działania, które należy przeprowadzić, aby uruchomić rozwiązanie Google dla Szkół i Uczelni w Państwa szkole.

UWAGA: Artykuł będzie regularnie aktualizowany. Jeżeli macie Państwo pytania, prosimy o ich zadawanie w formularzu kontaktowym, a odpowiedzi będziemy publikować na końcu artykułu.

Historia aktualizacji:
2020/03/24 12:30 – w związku z dużym zainteresowaniem zagadnieniami G Suite i Classroom w pracy zdalnej, wczoraj wieczorem uruchomiliśmy grupę na FB. Zapraszamy do zapisywania się i zadawania pytań na żywo.
2020/03/24 10:50 – zmiana między korkami 4 i 5, dodany arkusz ładowania członków grup
2020/03/22 19:45 – dodane podpowiedzi dotyczące konfiguracji klas jako Grup Google (sekcja pytań)
2020/03/21 14:25 – dodane materiały Google dot. pracy i nauki zdalnej (sekcja Pytań i odpowiedzi)
2020/03/21 11:55 – dodane informacje odnośnie weryfikacji domeny, podkreślona niemożliwość skorzystania z domeny edupage.org, dodany formularz zgłaszania szkoły do przyspieszonej weryfikacji (Krok 2)
2020/03/19 21:20 – dodane informacje dot, regulacji prawnych (sekcja Pytań i odpowiedzi)

Krok 1. Domena

Szkoła musi dysponować własną domeną internetową, najlepiej z końcówką .edu.pl, ale w grę wchodzą także inne domeny. Jeśli nie ma dodatkowych przeciwskazań to najlepiej skorzystać z oficjalnej domeny szkoły, znanej w Ministerstwie Edukacji Narodowej, gdyż to przyspiesza krok 2 poniżej. To jest rekomendowane podejście, ale nie jedyne możliwe. Nie należy się przy tym obawiać, że skorzystanie z obecnej domeny zakłóci dotychczasową pracę placówki.

Uwaga: na dzień dzisiejszy nie da się uruchomić usługi w popularnej domenie edupage.org.

Jeżeli Twoja szkoła ma stronę w tej domenie (jako subdomenę, np. szkolaXY.edupage.org), niestety musicie zakupić nową domenę, najlepiej edu.pl, regionalną lub po prostu pl.
Można to zrobić oczywiście za naszym pośrednictwem (koszt rejestracji domeny wynosi 10 PLN netto w pierwszym roku i 50 PLN netto w kolejnym), jak wszystkie pozostałe elementy wymienione poniżej.

Krok 2. Rejestracja w Google

Korzystając z formularza dostępnego na stronie gocloud.pl/edurejestracja możecie zarejestrować swoją szkołę w programie. Po weryfikacji, otrzymacie dostęp do usługi G Suite dla Szkół i Uczelni zupełnie za darmo i bez żadnych dodatkowych kosztów dla wszystkich nauczycieli i uczniów w Waszej szkole.

Jeżeli skorzystacie z naszego darmowego wsparcia w procesie, możecie podesłać nam dane swojej domeny, postaramy się w Google, jako autoryzowany partner, przyspieszyć weryfikację. W normalnych warunkach, może ona potrwać nawet 2 tygodnie.

Krok 3. Weryfikacja domeny

Po zarejestrowaniu w usłudze, musicie zweryfikować swoją domenę, jako należącą do Was w systemie G Suite dla Szkół i Uczleni poprzez dodanie wpisu lub pliku weryfikacyjnego.

W przypadku rejestracji domeny, a potem chęci dodania subdomeny dla uczniów, np. sugerowanego przez nas uczen.domena_szkoły, należy do usługi G Suite dodać domenę dodatkową (tzw. add-on) w sekcji Domeny konsoli administracyjnej i zweryfikować ją analogicznie do domeny głównej (o ile Google nie zaakceptuje weryfikacji na podstawie domeny głównej).

Krok 4. Ustawienie wpisów MX (opcja, przy włączaniu poczty)

Usługę G Suite możemy aktywować dla pracowników i uczniów lub tylko dla uczniów szkoły. W skrajnym przypadku możliwe jest także korzystanie z pakietu z wyłączeniem poczty elektronicznej, ale wtedy komunikacja z uczniami będzie niezwykle utrudniona (a przecież w 4 klasie, na lekcjach informatyki i tak przewidziane jest tworzenie kont poczty elektronicznej).
Możliwe są także bardziej skomplikowane scenariusze, z pozostawieniem dotychczasowej poczty u obecnego, płatnego dostawcy (tylko po co, skoro tutaj mamy pocztę bez ograniczeń, za darmo). Jeżeli potrzebujecie złożonego scenariusza konfiguracji, porozmawiajcie z naszymi konsultantami.

Aktywacja otrzymania poczty odbywa się poprzez dodanie wpisów w DNS domeny (MX, SPF, DKIM, DMARC). Odpowiednie wpisy gwarantują bezpieczeństwo zarówno otrzymywanej, jak i wysyłanej poczty. Potrzebny wpis DKIM możemy wygenerować w konsoli administracyjnej Google, w zakładce Aplikacje/G Suite/Gmail/Uwierzytelniaj pocztę e-mail. Warto pamiętać, iż usługa wyposażona jest w zintegrowany filtr antywirusowy i antyspamowy, a także zaawansowane mechanizmy filtrowania poczty.

Jeżeli aktywujemy także konta dla uczniów w sugerowanej przez nas domenie dodatkowej np. uczen.domena_szkoły, to odpowiednie wpisy należy wprowadzić także dla tej domeny/subdomeny.

Krok 5. Konfiguracja usług

Następnym krokiem jest utworzenie kont dla pracowników szkoły i uczniów.

Poniżej znajdziecie Państwo arkusz Google, który należy skopiować do swojej domeny, aby uzupełnić go danymi uczniów i pracowników, celem ich utworzenia w systemie.

Sugerujemy rejestrację uczniów w domenie dodatkowej postaci: uczen.domena_szkoły.pl, a nauczycieli w głównej domenie szkoły. W mniejszych placówkach można umieścić wszystkich w jednej domenie a jedynie stworzyć 2 jednostki organizacyjne np /Nauczyciele oraz /Uczniowie

Istotnym elementem konfiguracji jest podział uczniów na klasy.
Najlepiej zrobić to przy pomocy Grup dyskusyjnych, które w Google pełnią także rolę grup bezpieczeństwa i posłużą następnie do zapraszania uczniów na zajęcia w module Google Classroom.

Przed skorzystaniem z poniższego szablonu, należy w konsoli administracyjnej G Suite, zakładka Grupy dyskusyjne utworzyć odpowiednie grupy odpowiadające klasom lub grupom klasowym w przypadku podziału klas na grupy.

Konfigurując grupy, warto skorzystać z naszej „ściągi” dotyczącej ustawień dla grupy i innych zasad konfiguracji grup.

Proponowane nazewnictwo grup: adres email: [email protected], nazwa grupy: Klasa 1a cała. Do poniższego arkusza można załadować zbiorczo wszystkie przydziały do grup, a następnie wchodząc w Członków wybranej grupy, ładujemy uzupełniony plik szablonu (należy go skopiować do swojej domeny i wyeksportować do formatu CSV).  Mimo, że ładowanie odbywa się z poziomu jednej grupy, dane zostaną załadowane z przyporządkowaniem do właściwej grupy.

Krok 6. Moduł Classroom

Moduł Classroom jest narzędziem do wirtualnej organizacji zajęć dla uczniów. Dzięki niemu, nauczyciele mogą stworzyć zajęcia z poszczególnych przedmiotów dla swoich klas. Następnie, dzięki grupom odpowiadającym klasom, stworzonym w ramach kroku 5, można do tych zajęć zaprosić uczniów. Każdy z nich, na konto utworzone w usłudze otrzyma zaproszenie do uczestniczenia w zajęciach, np. z Matematyki dla klasy 4c.
Po przyjęciu zaproszenia (nauczyciel widzi, kto jeszcze nie przyjął zaproszenia), można rozpoczynać zajęcia.

Nauczyciel w ramach zajęć może tworzyć zadania. Mogą to być projekty, czyli praca własna ucznia, testy, czyli elementy oceniane, a także zwykłe materiały do nauki, niepodlegające ocenie, a zawierające materiały dydaktyczne. Każdy z rodzajów zadań może być wzbogacony o plik na Dysku Google (np. PDF, JPG, PNG, itp.), link do strony internetowej lub pliku w internecie lub film na YouTube.

Krok 7. Wideokonferencje

Moduł Hangouts Meet pozwala na prowadzenie wideokonferencji z uczestnikami, którymi mogą być uczniowie Państwa szkoły, a także goście spoza szkoły. Dzięki rozszerzeniu funkcjonalności pakietu w ramach walki Google ze skutkami koronawirusa, w jednej sesji uczestniczyć może do 250 odbiorców, a sama wideokonferencja może być nagrywana i następnie udostępniona do obejrzenia w późniejszym terminie. Dodatkowo, istnieje możliwość prowadzenia transmisji na żywo nawet do 100 000 użytkowników w domenie, co pozwala na przekazywanie najważniejszych informacji wszystkim uczniom lub studentom uczelni (więcej informacji o rozszerzeniu funkcjonalności pakietu Hangouts Meet w okresie walki z chorobą COVID-19).

Pytania i odpowiedzi

W tym miejscu będziemy publikować Państwa pytania i nasze odpowiedzi.

Jeżeli w powyższych materiałach nie znajdziecie Państwo odpowiedzi na swoje pytania, prosimy o kontakt.

Podsumowanie

Pakiet G Suite dla Szkół i Uczelni (zwany także G Suite for Education lub w skrócie G Suite EDU) to nie tylko moduły Classroom i Hangouts Meet, ale także wiele innych. To poczta elektroniczna będąca szkolnym odpowiednikiem usługi Gmail, Dysk Google o nieograniczonej pojemności, Kalendarz Google, moduł czatów, a także wiele innych usług. G Suite EDU to także bezpieczne przechowywanie korespondencji na potrzeby dowodowe w kwestiach proceduralnych. Zaawansowane mechanizmy filtracji i monitorowania korespondencji, pozwalają zapanować nad rozprzestrzenianiem wśród uczniów niepożądanych treści, a konfiguracja narzędzi w jednej, spójnej konsoli administracyjnej ogranicza nakłady na utrzymanie rozwiązania w ciągle niedoinwestowanych placówkach oświatowych. G Suite EDU jest odpowiednikiem niezwykle popularnego w zastosowaniach biznesowych pakiety G Suite Business, którego wdrożeniami, szkoleniami i utrzymaniem, także się zajmujemy.

Powodzenia

Możecie Państwo sami dokonać wdrożenia wg wyżej wymienionych kroków. Możecie Państwo także skorzystać z naszej pomocy. Nasi konsultanci są do Państwa dyspozycji i pomogą we wdrożeniu, a także w przeszkoleniu Państwa kadry pedagogicznej z korzystania z modułów pakietu. Zapraszamy do kontaktu.