Česká spořitelna to wiodący czeski bank będący częścią Erste Group. Obsługuje 5.5 miliona klientów, a udział w depozytach na rodzimym rynku wynosi prawie 30%. Ta można by powiedzieć “wiekowa” instytucja dokonała godnego podziwu kroku w przyszłość i w ciągu niecałego roku kompletnie zmieniła wewnętrzne podejście do współpracy, komunikacji i kultury informacji. Od zarania borykała się z typowymi wyzwaniami organizacji tej skali (ponad 10 000 pracowników). Nawet najlepsze planowanie zawodziło. Projekty mające trwać miesiąc trwały kwartał. Mające trwać kwartał trwały pół roku. Infrastruktura emailowa dawała użytkownikom skrzynki na poziomie 300MB (o tak, przy tej wielkości organizacji praktycznie nie spotyka się skrzynek powyżej 1GB!). Aby radzić sobie z ograniczeniami technologicznymi pracownicy, raczej mniej niż więcej w zgodzie z polityką bezpieczeństwa, coraz częściej korzystali z rozwiązań typu Dropbox, Skype itd.
I właśnie wtedy pojawiła się śmiała, choć przemyślana decyzja wykorzystania Google Apps, aby zaradzić wszystkim bolączkom, obudzić ponownie ducha współpracy i stanąć na czele bankowego wyścigu efektywności operacyjnej i również do pewnego stopnia innowacyjności. Prezes Pavel Kysilka i Dyrektor IT Petr Beneš na powyższym filmie opowiadają (po czesku) o powodach swojego wyboru.
To, czego się od nich dowiadujemy to m.in.:
- projekt był rozpisany na 3 szybkie, klasyczne dla Google Apps fazy: zaczęto od 657 użytkowników w IT, kilka tygodni później dołączyła grupa 1693 tzw. Early Adopters (ochotnicy, pasjonaci, kluczowe osoby w organizacji), a na koniec w sierpniu 2013 reszta firmy, przekraczając tym samym 10 tysięcy użytkowników systemu
- migracja danych objęła całą pocztę i 300 tysięcy dokumentów do Google Drive
Po 4 miesiącach daję się już wskazać główne korzyści takie jak:
- mniej emaili (użytkownicy mają wprawdzie skrzynki 30GB, ale coraz częściej wybierają metodę komunikacji bezpośredniej przez wideokonferencje)
- każdy pracownik jest w zasięgu dwóch kliknięć
- wzrosła efektywność pracy (głównie z powodu wspólnej pracy na dokumentach – po tych kilku miesiącach liczba dokumentów na dysku Google wzrosła do 700 tysięcy oraz dzięki szybkiemu, ujednoliconemu dostępowi do informacji poprzez Google Sites)
- udrożnił się przepływ pomysłów od dołu organizacji w górę, również dzięki wykorzystaniu Google Communities
