Ulepszone możliwości udostępniania przez osoby trzecie w Dysku Google

Wiemy, że wiele organizacji pracuje z podwykonawcami, dostawcami oraz innymi osobami trzecimi nieposiadającymi konta Google i zdajemy sobie sprawę że to ważne, by wymieniać z nimi informacje w sposób szybki, prosty i bezpieczny. Właśnie dlatego w odpowiedzi na Państwa potrzeby Google usprawniło sposób dzielenia się plikami z kontami innymi niż Google.

Aktualne możliwości udostępniania

Do teraz, jeśli pozwolisz użytkownikom udostępniać pliki poza twoją domeną i wyślesz zaproszenia udostępniania do kont spoza Google, Twój pracownik może udostępnić plik zapisany na Google Drive dowolnym użytkownikom spoza Google. Jeśli pozwolisz użytkownikom zewnętrznym przeglądać pliki, to nieposiadający konta Google mogą je przeglądać przez 14 dni. Jeśli będziesz wymagał od użytkowników zewnętrznych zalogowania się poprzez konto Google, to będą oni musieli założyć konto Google w przeciągu 14 dni, aby wyświetlić udostępniony plik. Jednak niektóre osoby trzecie nie mają uprawnień do utworzenia takowych kont albo nie robią tego na czas, więc informacje twoich pracowników nie dotrą do adresatów.
Oczywiście jeśli pozwolisz użytkownikom opublikować pliki w sieci to Twój pracownik ma kolejną opcję – może po prostu udostępnić publiczny link. Niestety wielu użytkowników nie korzysta z tej opcji, ponieważ nie jest jasno określona jako jedna z możliwości udostępniania.

Przyszłe możliwości udostępniania

Aby uczynić proces szybszym i bardziej efektywnym zarówno dla użytkowników G Suite, jak i dla użytkowników spoza Google, już niedługo Google doda opcję do panelu udostępniania dla użytkowników, aby udostępnić plik każdemu posiadaczowi linka.

Ta opcja będzie dostępna tylko kiedy WSZYSTKIE poniższe opcje zostaną włączone w ustawieniach udostępniania domeny lub wybranej jednostki organizacyjnej (w przypadku pakietu G Suite Business) (Aplikacje > G Suite > Dysk i Dokumenty > Ustawienia udostępniania):

  1. Pozwolisz użytkownikom udostępniać pliki poza swoją domeną.
  2. Pozwolisz użytkownikom wysyłać zaproszenia udostępniania do kont spoza Google.
  3. Pozwolisz użytkownikom publikować pliki w sieci.
  4. Nie masz zaznaczonej opcji “Tylko odbiorcy” w ustawieniach Sprawdzania Dostępu.

sharingfiles

Jeśli pracownik zaznaczy opcję “Wyślij link”, udostępnianie linków zostanie włączone dla tego pliku i wszyscy posiadający ten link będą mogli go zobaczyć. To pozwoli osobom trzecim na dostęp do ważnej zawartości bez limitu czasowego i bez konieczności zakładania konta Google.

Pamiętaj, że opcja “Wyślij zaproszenie” pozostanie domyślną opcją dla pozostałych plików.

Te zmiany weszły w życie 26 lipca dla domen w Ścieżce natychmiastowej aktualizacji, natomiast dla domen w Ścieżce zaplanowanej aktualizacji 2 tygodnie później.